Durch die Analyse und Optimierung von Prozessen können zeitlich wie personell limitierte Ressourcen effizienter eingesetzt werden. Das hilft nicht nur den Führungskräften, Aufgaben unter ihren Mitarbeiter:innen sinnvoll aufzuteilen, sondern auch diesen selbst, sich auf das Wesentliche fokussieren zu können. Zusammen mit zugeordneten Prozessrollen können (oftmals unklare) Verantwortlichkeiten im Hochschulmanagement wie in der Wissenschaft geschärft werden. Es reduziert sich die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter:innen für unnütze Tätigkeiten und führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und -motivation. Daneben führt die Transparenz durch die Dokumentation von Prozessen neben der Klarheit auch zum Verständnis des Tuns der beteiligten Kolleginnen und Organisationseinheiten (entgegen dem Silodenken von wissenschaftlichen Einheiten oder Verwaltungsabteilungen), verbessert bereits durch das gemeinsame Aufsetzen von Prozessen die Kommunikation und übergreifende Zusammenarbeit gerade an Schnittstellen. Zuletzt dient Prozessmanagement aber vor allem der kontinuierlichen Qualitätssicherung und -verbesserung – unabhängig vom Engagement nur einzelner Beteiligter: Prozesse geben eine Struktur für Abläufe vor und helfen u. a., die dafür nötigen Ressourcen vorab realistisch einzuschätzen, die Dauer zu planen, die Qualität der gewünschten Ergebnisse zu definieren und damit Standards zu setzen.

Viele Prozessmanagement-Ansätze scheitern in der Realität daran, dass sie für den besonderen Hochschulkontext nicht praktikabel sind und enorme Datenberge entstehen, weil die Prozesse umfassend und vollständig beschrieben werden sollen. Die Beteiligten werden frühzeitig frustriert, ermüden und geben entnervt auf. Gegebenenfalls werden dann noch komplexe Modellierungssprachen und Softwarelösungen eingesetzt, die für die praktische Arbeit als zusätzliche Hürde denn als eine Hilfe wahrgenommen werden. Mit der Analyse von jeweils kontextbezogen Aufgaben und Zielstellungen hingegen wie der jeweils schrittweisen Entwicklung relevanter Modelle schafft man nicht nur eine größere Identifikation der Mitarbeiter:innen mit dem Prozessmanagement von Anfang an. Einem agilen Ansatz folgend, sollte nur solches Prozessmanagement betrieben werden, welches unmittelbaren Nutzen für die (Teil-) Organisation besitzt und was ggf. leicht weiterentwickelt werden kann.

Die Teilnehmer:innen …

• verstehen, was Prozesse und wo der Nutzen bzw. die Grenzen von Prozessmanagement im Hochschulkontext sind.
• erkennen Voraussetzungen und Herausforderungen von „gelebtem“ Prozessmanagement.
• kennen die wichtigsten Begriffe und Kategorien des Prozessmanagements.
• verstehen die Struktur und die verschiedenen Ebenen eines systematischen Prozessmanagements sowie Rollen im Prozessmanagement.
• kennen unterschiedliche Instrumente aus dem Prozessmanagement und können diese in Wissenschaftsbetrieben anwenden.

• Prozesse, Prozessmanagement und Prozessdenken – mehr als Abläufe und Tätigkeiten
• Prozessarchitektur und Prozessstrukturbäume – Prozesse systematisieren und miteinander verzahnen
• Prozessauswahl – Welche wähle ich warum zur Steuerung in welcher Tiefe aus?
• Prozessmerkmale, die wichtigsten Prozessrollen und was diese beinhalten
• Prozessdokumentation – Prozessregister und Prozesssteckbriefe schlank und sinnvoll einsetzen
• Prozessmodellierung und Prozessdiagramme – über Modellierungssprachen und Digitalisierung von Prozessen
  

Der Workshop verbindet praxis- und dialogorientierte Inputs mit Phasen der Reflexion und Diskussion in Kleingruppen. Darüber hinaus setzt der Workshop einen Schwerpunkt auf das aktive Ausprobieren und Üben von Methoden und Techniken u. a. über Rollenspiele, Simulationen von typischen Problemen im Prozessmanagement sowie das Nachvollziehen konkreter prozessbezogener Herausforderungen an Hochschulen. Kurzen Inputvorträgen folgen praktische Übungen in Gruppen- und Einzelarbeit sowie Präsentationen mit Peer-to-Peer-Feedbacks jeweils zu Prozessen in den Arbeitsbereichen der Teilnehmer:innen.

Zu dem Grad, zu dem die Teilnehmer:innen bereits in ein hochschulisches Prozessmanagement eingebunden sind oder dieses künftig anstreben, ist der gelenkte Erfahrungsaustausch wichtiger Bestandteil des Workshops, welcher deren eigene Praxisbeispiele aufgreift und im Kontext bearbeitet. Der Workshop geht pragmatisch auf die Besonderheiten von Prozessmanagement an Hochschulen ein, anhand der jahrelangen Erfahrung des Trainers als Hochschulführungskraft und Prozessoptimierer im Hochschulkontext.

Dr. René Merten hat u. a. Studien der Rechts- und Verwaltungswissenschaften, der Bildungswissenschaften, des Kultur- und Personalmanagements sowie zahlreiche Weiterbildungen im Coaching-, Trainings- und Projektmanagementbereich abgeschlossen. Er ist Gründer und Geschäftsführer der ABSOLVENTENAKADEMIE Wien und war lange fachbereichsverantwortlicher Leiter und Haupttrainer im postgradualen Universitätskurs „Projektmanagement“ der Karl-Franzens-Universität Graz am AkademikerInnenzentrum Wien. Als erfolgreicher Autor publiziert er regelmäßig zu den Themen Bildung und Karriere, Online-Lehre sowie zum Projekt- und Changemanagement. Als Lehrender ist er spezialisiert auf die Themen Projekt- und Prozessmanagement, Wissenschafts- und Changemanagement sowie agile Führung im hochschulischen Kontext.

Er ist ISO-zertifizierter Fachtrainer für Erwachsenenbildung und ISO- sowie IPMA-zertifizierter Projektmanagementexperte und zertifizierter SCRUM-Master. Mit über 15 Jahren Führungserfahrung im Management, in der Online-Lehre sowie im Bereich Selbst- und Teamorganisation hat René Merten zahlreiche Prozessbegleitungen und agile Veränderungsprojekte an und mit Hochschulen zum Erfolg geführt. Er ist zertifizierter Trainer und Coach, Senior Partner und Anteilseigner der Lukas Bischof Hochschulberatung AG.